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Behalten Sie den Überblick

Die Verwaltung einer internen Kasse eines Unternehmens oder tatsächliche Einnahmen und Ausgaben von Barmitteln erfolgt täglich mit einem Kassenbuch, dass Sie handschriftlich oder elektronisch führen. Sie erfassen alle Geschäftsvorfälle, die mit Barmitteln getätigt werden. So erhalten Sie einen Überblick über den tatsächlichen Bestand in der Geschäftskasse des Unternehmens. Kleine Einzelunternehmen erfassen häufig auch im Kassenbuch alle Geschäftsvorfällen, auch die bargeldlosen. Diese werden über den Buchungstext erkennbar.

Zweck, Aufbau und Führung des Kassenbuches

Alle Zahlungsvorgänge eines Unternehmens, die nicht bargeldlos getätigt werden, müssen Sie regelmäßig schriftlich erfassen. Das Kassenbuch ist die einfachste Form der Buchführung. Einnahmen und Ausgaben werden in der richtigen Zeitfolge gegenübergestellt. Jeder Beleg einer Einnahme oder Ausgabe wird mit einer laufenden Nummer versehen und zur Buchung entsprechend abgelegt. Mit den korrekt geführten Auszeichnungen verlieren Sie nicht den Überblick über den Bestand der Barmittel. Zum Schluss des Geschäftsjahres können Sie mit dem Kassenbuch Ihre Einnahme- und Überschussrechnung und die Umsatzsteuervoranmeldung für das Finanzamt erstellen.

Ein Kassenbuch wird vom Finanzamt nur anerkannt, wenn bestimmte Vorschriften befolgt werden. Es müssen alle Buchungen mit Belegen nachgewiesen werden. Die Belege werden in zeitlich korrekter Reihenfolge erfasst. Jeder Beleg wird mit einer Belegnummer versehen. Im Kassenbuch müssen Sie folgende Daten erfassen:

- Datum der Einnahme oder Ausgabe
- Belegnummer und ein kurzer Buchungstext
- Steuersatz vom Beleg
- Betrag der Einnahme oder Ausgabe
- Betrag der Umsatzsteuer
- Betrag Kassenstand

Kassenbücher können handschriftlich oder in elektronischer Form erstellt werden. Kleine Unternehmen erstellen die Aufzeichnungen handschriftlich. Für größere Unternehmen lohnt sich auf Grund der großen Anzahl von Geschäftsvorfällen das Führen eines elektronischen Kassenbuches. Elektronische Kassenbücher müssen wie Software zum Erstellen der Buchführung vom Finanzamt zugelassen sein. Es darf zum Beispiel keine Möglichkeit zum Löschen von Buchungen vorhanden sein. Es gelten alle vorhergenannten Vorschriften zum Führen eines Kassenbuches.

Pflicht zum Führen der Aufzeichnungen

Kassenbuch

Erwerbstätige im Nebengewerbe, Einzelunternehmer und Privatpersonen sind gesetzlich nicht verpflichtet ein Kassenbuch zu führen. Allerdings besteht die Pflicht zur Meldung über die eingenommene Umsatzsteuer durch eine Umsatzsteuervoranmeldung oder Umsatzsteuererklärung. Mit Ihren Aufzeichnungen fällt Ihnen die Erstellung der Nachweise leicht und Sie sparen eine Menge Arbeitszeit.

Alle anderen Unternehmen, wie zum Beispiel die GmbH sind zum Führen des Kassenbuches verpflichtet. Diese Unternehmen führen in der Regel eine reale Kasse, um direkte Barentnahmen für das Vorstrecken von Reisekosten zu ermöglichen. Alle Vorgänge, die mit Barmitteln getätigt werden, müssen im Kassenbuch erfasst werden.


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